Datenschutzerklärung

Fassung vom Oktober 2026

1. Verantwortliche Stelle und Kontakt

Verantwortlich für die Bearbeitung Ihrer Personendaten ist die trimag Treuhand-Immobilien AG, Allschwilerstrasse 17, 4055 Basel (Postadresse: Postfach 461, 4009 Basel), UID CHE-107.942.582.

Ansprechperson für Datenschutzanliegen: Fabian Ronchi, Mitglied der Geschäftsleitung, trimag@trimag.ch, 061 225 50 50.

Diese Datenschutzerklärung ist bewusst in einfacher Sprache gehalten. Sie richtet sich nach dem Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) und der Datenschutzverordnung (DSV). Bei unseren Massnahmen orientieren wir uns an der Branchenempfehlung des SVIT Schweiz zum Datenschutzgesetz.

2. Welche Personendaten wir bearbeiten

• Kontaktdaten: Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse
• Vertrags- und Objektdaten: Angaben zu Miet-, Kauf-, Verwaltungs- und Beratungsverträgen, Stockwerkeigentum, Liegenschaften
• Finanzdaten: Zahlungen, Mietzinse, Nebenkosten, Mietzinsdepots, Erneuerungsfonds, Bankverbindungen
• Bonitätsdaten: Betreibungsregisterauszüge und Bonitätsauskünfte (nur im Vermietungsprozess)
• Kommunikationsdaten: Inhalte von E-Mails, Briefen, Telefonaten und Nachrichten
• Technische Daten: z. B. IP-Adresse und Browser beim Besuch unserer Website (siehe Ziff. 7)

Besonders schützenswerte Personendaten (z. B. Angaben zur Gesundheit) bearbeiten wir grundsätzlich nicht. Teilen Sie uns solche Angaben selbst mit, bearbeiten wir sie nur, soweit es für Ihr Anliegen nötig ist.

3. Wofür wir Personendaten bearbeiten

Wir bearbeiten Personendaten nur für die Zwecke, für die wir sie erhalten haben, und nur im dafür erforderlichen Umfang.

3.1 Vermietung

Wir bearbeiten Daten von Eigentümerinnen und Eigentümern, Mietinteressentinnen und Mietinteressenten sowie Mieterinnen und Mietern, soweit dies für die Auswahl und den Abschluss eines Mietvertrags erforderlich ist. Daten von Interessentinnen und Interessenten, die keinen Mietvertrag erhalten, löschen wir nach Abschluss des Vermietungsprozesses, ausser Sie willigen in eine Verwendung für spätere Vermietungen ein.

3.2 Verwaltung von Mietliegenschaften und Stockwerkeigentum

Für die Bewirtschaftung von Liegenschaften und die Verwaltung von Stockwerkeigentümergemeinschaften bearbeiten wir Daten von Eigentümerinnen und Eigentümern, Mieterinnen und Mietern, Hauswartungen, Handwerksbetrieben und weiteren Beteiligten – etwa für Abrechnungen, Unterhalt und Reparaturen, Versammlungen und die Liegenschaftsbuchhaltung.

3.3 Verkauf und Vermarktung

Wir bearbeiten Daten von Verkäuferinnen und Verkäufern, Kaufinteressentinnen und Kaufinteressenten sowie Käuferinnen und Käufern, soweit dies für den Verkaufsprozess erforderlich ist. Daten von Interessentinnen und Interessenten, die nicht kaufen, löschen wir nach Abschluss der Vermarktung, ausser Sie willigen in eine weitere Verwendung ein.

3.4 Beratung (Consulting)

Im Rahmen von Beratungsmandaten bearbeiten wir die Daten, die für das jeweilige Mandat erforderlich sind.

3.5 Bonitätsauskünfte

Im Vermietungsprozess holen wir mit Ihrem Einverständnis Bonitätsauskünfte bzw. Betreibungsregisterauszüge ein oder lassen sie uns von Ihnen vorlegen. Beziehen wir Auskünfte bei Dritten, informieren wir Sie über die Quelle. [PRÜFEN: Auskunftei nennen oder Satz streichen]

3.6 Kundenportal (EasyContact)

Eigentümerschaften und Mietende können Anliegen über unser Kundenportal EasyContact melden und den Bearbeitungsstand verfolgen. Dafür bearbeiten wir die Angaben in Ihrem Benutzerkonto und Ihren Meldungen. Das Portal wird von unserem Softwarepartner W&W Immo Informatik AG betrieben.

3.7 Kommunikation

Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon oder Brief kontaktieren, bearbeiten wir Ihre Angaben zur Beantwortung Ihres Anliegens. Anfragen über Immobilienportale (z. B. newhome, Homegate, ImmoScout24, Comparis) erhalten wir vom jeweiligen Portal; für die Bearbeitung auf dem Portal selbst gelten dessen Datenschutzbestimmungen.

3.8 Veranstaltungen

Daten aus Anmeldungen zu Veranstaltungen, die wir durchführen, verwenden wir nur zur Organisation der Veranstaltung.

3.9 Keine automatisierten Einzelentscheidungen

Entscheide, etwa über die Vergabe einer Wohnung, treffen bei uns immer Menschen. Wir setzen keine automatisierten Einzelentscheidungen im Sinne von Art. 21 DSG ein.

3.10 Newsletter und Werbung

Wir versenden keine unangeforderten Newsletter und schalten keine personalisierte Werbung.

4. Dienstleister und eingesetzte Systeme

Für unsere Arbeit setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein (Auftragsbearbeiter). Sie dürfen Personendaten nur in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen bearbeiten und sind vertraglich zu Datenschutz und Datensicherheit verpflichtet. Dazu gehören insbesondere:

• Büro- und Kommunikationsdienste: Microsoft 365 (E-Mail, Dokumente, Kalender, Teams) der Microsoft Ireland Operations Ltd. bzw. Microsoft Corporation
• Telefonie: Swisscom (Schweiz) AG
• Liegenschaftssoftware und Kundenportal: Anbieter mit Sitz in der Schweiz
• Immobilienportale: für die Publikation unserer Angebote (z. B. newhome, SMG Swiss Marketplace Group, Comparis)
• Brief- und Rechnungsversand: Druck- und Versanddienstleister in der Schweiz
• Website-Hosting: METANET AG, Zürich (Schweiz)
• IT-Betreuung und Datensicherung: IT-Dienstleister mit Sitz in der Schweiz
• Banken, Revision, Behörden und Gerichte: soweit für Verträge oder gesetzliche Pflichten nötig

An weitere Dritte (z. B. Handwerksbetriebe, Hauswartungen, Versicherungen, Notariate, Grundbuchämter) geben wir Personendaten nur weiter, soweit dies für unsere Dienstleistungen erforderlich ist.

5. Einsatz von Werkzeugen mit künstlicher Intelligenz (KI)

Unsere Mitarbeitenden können für Textentwürfe, Zusammenfassungen und Recherchen Microsoft Copilot Chat nutzen – ausschliesslich in der geschäftlichen Version im Rahmen unseres Microsoft-365-Vertrags. Microsoft verwendet die Eingaben dabei gemäss Vertrag nicht zum Training seiner KI-Modelle.

Unsere Mitarbeitenden sind angewiesen, Personendaten in KI-Werkzeugen nur einzugeben, wenn es für die Aufgabe nötig ist, und keine besonders schützenswerten Personendaten zu verwenden. [PRÜFEN: interne Weisung vorhanden?] Ergebnisse von KI-Werkzeugen werden immer von einem Menschen geprüft; Entscheide trifft die KI nicht.

6. Bekanntgabe ins Ausland

Wir bearbeiten Personendaten grundsätzlich in der Schweiz und im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR). Einzelne Dienstleister, namentlich Microsoft, können Daten auch in anderen Ländern bearbeiten, insbesondere in den USA.

In Länder ohne angemessenen Datenschutz geben wir Personendaten nur mit geeigneten Garantien bekannt. Für die USA stützen wir uns auf das Swiss-U.S. Data Privacy Framework (bei zertifizierten Unternehmen) oder auf vom EDÖB anerkannte Standardvertragsklauseln.

7. Website

7.1 Hosting und Server-Logfiles

Unsere Website trimag.ch wird bei der METANET AG in der Schweiz betrieben. Bei jedem Aufruf werden automatisch technische Daten erfasst: IP-Adresse, aufgerufene Seite, Datum und Uhrzeit, Browser und Betriebssystem sowie die zuvor besuchte Seite. Diese Daten dienen dem Betrieb und der Sicherheit der Website, werden nicht mit anderen Personendaten zusammengeführt und nach spätestens 6 Monaten gelöscht, ausser es besteht der Verdacht auf einen unzulässigen Zugriff. [PRÜFEN: Aufbewahrungsdauer der Logs bei Metanet bestätigen]

7.2 Keine Cookies, keine Analyse

Unsere Website setzt selbst keine Cookies und verwendet keine Analyse- oder Werbedienste. Schriften und Gestaltungselemente werden direkt von unserem eigenen Server geladen.

7.3 Immobilienangebote von newhome

Auf den Seiten «Immobilienangebote» binden wir unsere Objekte über die Plattform newhome.ch ein. Beim Aufruf dieser Seiten erhält newhome technisch bedingt Ihre IP-Adresse und Browserdaten und kann eigene Cookies setzen. Es gelten die Datenschutzbestimmungen von newhome. [PRÜFEN: Cookies von newhome nach Livegang prüfen]

7.4 Online-Immobilienbewertung

Auf der Seite «Immobilie bewerten» binden wir ein Bewertungswerkzeug von Casalead ein (technisch ausgeliefert über propinfo.ch). Beim Aufruf erhält der Anbieter technisch bedingt Ihre IP-Adresse und Browserdaten. Wenn Sie eine Bewertung anfordern, werden Ihre Angaben zur Liegenschaft und Ihre Kontaktdaten an den Anbieter übermittelt und uns zur Verfügung gestellt, damit wir Sie kontaktieren können. Es gelten zusätzlich die Datenschutzbestimmungen des Anbieters. [PRÜFEN: Firma und Sitz von Casalead ergänzen; Cookies des Widgets nach Livegang prüfen]

7.5 Links zu Drittanbietern

Für Lagepläne verlinken wir auf map.search.ch. Erst wenn Sie einen solchen Link anklicken, werden Daten an den jeweiligen Anbieter übermittelt.

8. Aufbewahrung und Löschung

Wir bewahren Personendaten nur so lange auf, wie es für den Zweck oder aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten nötig ist. Danach werden sie gelöscht oder anonymisiert.

Bereich	Aufbewahrung
Mietverträge und zugehörige Daten	10 Jahre nach der letzten vertraglichen Leistung (i. d. R. Nebenkostenabrechnung bzw. Rückgabe des Mietzinsdepots)
Verwaltungsmandate (Mietliegenschaften, Stockwerkeigentum)	10 Jahre nach Ende des Mandats
Verkauf: Daten von Verkaufs- und Kaufparteien	5 Jahre nach Abschluss (Gewährleistungsfrist, Art. 219 Abs. 3 OR)
Miet- und Kaufinteressenten ohne Vertragsabschluss	Löschung nach Abschluss des Prozesses (ausser mit Einwilligung)
Beratungsmandate	2 Jahre nach Abschluss des Mandats
Kontaktdaten im Adressverzeichnis	2 Jahre nach dem letzten Kontakt
Benutzerkonto Kundenportal	Löschung innert 3 Monaten nach Auflösung des Kontos
E-Mails	solange für das Geschäft nötig; geschäftsrelevante Korrespondenz bis 10 Jahre (Art. 958f OR)
Veranstaltungsanmeldungen	1 Jahr
Server-Logfiles	6 Monate

Gesetzliche Aufbewahrungspflichten, insbesondere die 10-jährige Aufbewahrung von Geschäftsbüchern und Buchungsbelegen (Art. 958f OR), gehen den obigen Fristen vor.

9. Datensicherheit

Wir schützen Personendaten mit angemessenen technischen und organisatorischen Massnahmen gegen unberechtigten Zugriff, Verlust und Manipulation, z. B. mit Zugriffsberechtigungen, Mehr-Faktor-Anmeldung, verschlüsselten Verbindungen und regelmässigen Datensicherungen. Wir orientieren uns an den Empfehlungen des Bundesamts für Cybersicherheit (BACS). Datensicherungen werden [PRÜFEN: Standort Backups] aufbewahrt.

10. Ihre Rechte

Sie haben das Recht,

• Auskunft zu verlangen, ob und welche Personendaten wir über Sie bearbeiten (Art. 25 DSG),
• unrichtige Daten berichtigen zu lassen (Art. 32 DSG),
• die Löschung Ihrer Daten oder die Einschränkung der Bearbeitung zu verlangen, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen,
• einer Bearbeitung zu widersprechen und eine erteilte Einwilligung zu widerrufen,
• die Herausgabe der Daten, die Sie uns gegeben haben, in einem gängigen elektronischen Format zu verlangen (Art. 28 DSG).

Anfragen richten Sie bitte an trimag@trimag.ch. Wir können einen Identitätsnachweis verlangen. Wir antworten in der Regel innert 30 Tagen und grundsätzlich kostenlos; bei unverhältnismässigem Aufwand können wir eine Kostenbeteiligung von höchstens CHF 300 verlangen (Art. 19 DSV), worüber wir Sie vorgängig informieren.

Sie können sich zudem beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) beschweren.

11. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Abläufe oder die rechtlichen Vorgaben ändern. Es gilt die jeweils auf unserer Website veröffentlichte Fassung.